Bạn đã bao giờ có cảm giác sợ hãi vào buổi chiều muộn khi nhìn lại công việc đã hoàn thành và nghĩ: “Hình như mình mất quá nhiều thời gian để giải quyết những việc này?”. Bạn đã từng thất vọng vì mình không làm việc hiệu quả hơn. Đôi lúc, chúng ta nghĩ mình đã và đang làm việc rất chăm chỉ, nhưng kết quả công việc lại không như ý muốn, có quá ít công việc được hoàn thành.

Có khác biệt lớn giữa việc bận rộn và làm việc hiệu quả. Có thể bạn đã nghe về điều này trước đó. Bạn đã từng cắm mặt vào máy tính cả ngày nhưng cuối cùng vẫn chẳng làm được mấy việc.

Vì sao vậy? Dưới đây là 5 lý do bạn bận rộn mỗi ngày nhưng chẳng làm được việc gì:

1. Không xác định được công việc ưu tiên

Bạn không phải là người lười, nhưng ngược lại thì bạn đang ưu tiên quá nhiều thứ. Bạn không xác định được công việc ưu tiên trong ngày, điều gì nên làm trước và điều gì nên làm sau. Công việc ở cơ quan, việc nhà, đón con, tập thể dục,cập nhật thông tin mạng xã hội, đọc báo buổi sáng rồi thời gian để đi mua sắm, thời gian tụ tập bạn bè, đi họp hành, gặp gỡ đối tác… Nếu bạn nghĩ rằng tất cả mọi việc kể trên đều có tầm quan trọng như nhau thì bạn sẽ bắt đầu với quá nhiều việc, nhưng hoàn thành được rất ít.

Giải pháp: Rút ngắn danh sách của bạn

Từ “ưu tiên” có nghĩ là bạn cho rằng điều gì đó quan trọng hơn những thứ khác. Bạn không thể có 20 việc ưu tiên. Việc có 3,4 hạng mục quan trọng trong danh sách sẽ giúp bạn thực hiện được nhiều hơn. Bạn sẽ bắt đầu thấy rằng năng suất được đo bởi lượng công việc bạn thực sự làm ở một vài dự án chứ không phải công việc hời hợt bạn đã qua ở rất nhiều dự án.

2. Luôn cố gắng tham gia tất cả các cuộc hội thảo, gặp gỡ

Có phải bạn luôn bị chậm trễ và phải thay đổi thời gian (chậm chí là hủy) họp vào những phút cuối? Có phải bạn cũng rất cố gắng mới tạm cân bằng được chúng trong một khoảng thời gian eo hẹp?

Bạn có từng đặt lịch 3 cuộc họp liên tiếp nhau mà khoảng cách thời gian giữa 3 cuộc họp này chỉ có 5 phút. Có lẽ chúng đang chiếm quá nhiều thời gian của bạn. Dẫn đến kết quả là bạn lãng phí quá nhiều thời gian quý giá mà lẽ ra nên dành để đưa dự án phát triển hơn nữa.

Giải pháp: Hãy nói “Không” nhiều hơn

Bước đầu, bạn cần nhận ra rằng, nói ‘không” không phải là điều tội tệ nhất. Trong thực tế, nếu bạn hứa tham gia họp nhưng lại đến muộn 20 phút, sự trậm chễ này sẽ gây cho mọi người ấn tượng xấu hơn. Nếu bạn dành cả ngày tham gia hết buổi họp này đến buổi họp khác, rồi mất thời gian để xin lỗi và giải thích, bạn sẽ kết thúc một ngày với cảm giác mệt mỏi và thấy mình chẳng làm được gì.

Hãy thành thật với bản thân về các thời hạn, thời gian cầm thiết và các nội dung chi tiết để xác định những gì bạn nên dành thời gian để làm. Hãy học cách nói “có” một cách chiến lược chứ không phải nói “có” với tất cả mọi thứ.

3. Thường xuyên bị sao nhãng bởi Internet

Bạn đã kiểm tra email hay vào Facebook cách đây bao lau? Hãy trung thực: Có phải bạn vừa mở chúng ở một tab khác vài giây trước? Thực tế là, trung bình mỗi người sẽ có 5 tài khoản mạng xã hội và dành khoảng 2 giờ/ngày cho những mạng này.

Giải pháp: Học cách tự kiểm soát (hoặc Cài đặt ứng dụng để hạn chế sử dụng)

Cách tốt nhất để đạt hiệu quả công việc mà không bị sao nhãng bởi Internet đó là tự kiểm soát bản thân, không phân tâm vào những thông báo trên điện thoại. Ví dụ như bạn có thể hẹn giờ xem điện thoại, tắt bớt thông báo trên mạng xã hội, xóa những ứng dụng cần thiết…

Nếu công việc không đòi hỏi bạn phải liên tục truy cập email, hãy thiết lập một thời gian nhất định để kiểm tra mail, tốt nhất là đừng nằm trong khung giờ vàng.

Đôi khi bạn chỉ muốn ngồi check mail, lướt Facebook và không muốn làm gì cả. Tại thời điểm đó, hãy suy nghĩ về việc sử dụng hệ thống ngăn truy cập vào một số trang web trong khoảng thời gian chỉ định trong ngày. Hiện nay có rất nhiều ứng dụng, cả miễn phí cũng như mất phí có thể giúp bạn làm được việc này.

4. Có quá nhiều nhiệm vụ

Bạn phải làm hết công việc này đến công việc khác, có một danh sách quá dài những công việc bạn cần làm. Cố gắng hoàn thiện nhiều công việc trong một thời điểm khiến bạn bận rộn. Thật khó để hoàn thành công việc một cách hoàn hảo nếu bạn cứ cố làm hết tất cả mọi thứ cùng lúc. Khi có quá nhiều thứ diễn ra ở xung quanh, không có gì lạ nếu bạn cảm thấy như mình đang chìm nghỉm.

Giải pháp: Thử chiến lược khác

Bạn có thể mất thêm vài phút làm việc nhưng tập trung một cách rõ ràng vào từng nhiệm vụ sẽ mang đến sản phẩm tốt hơn. Bất cứ khi nào bạn muốn chuyển sang làm tiếp việc khác, hãy tự hỏi mình: Liệu đây có phải ý tưởng hay không? Mình có cần phải nghỉ ngơi không? Có phải mình đang quá bị phân tâm bởi danh sách dài dặc những công việc cần phải làm?

5. Bạn kỳ vọng rằng cứ làm việc thì sẽ có năng suất

Xin lỗi, nhưng việc này không đơn giản. Làm việc và làm việc có hiệu quả không đồng nghĩa. Nhiều người cho rằng, chỉ cần họ bước qua cửa thì thật kỳ diệu, họ sẽ có động lực để hoàn thành mọi thứ. Ý nghĩ cứ làm việc là có năng suất nhưng không hoàn toàn đúng.

Giải pháp: Tìm kiếm kế hoạch phù hợp với bạn

Có nhiều cách để tổ chức công việc cần làm. Ngay cả các ứng dụng lên kế hoạch khác nhau cũng có mục đích khác nhau.

Để biết ứng dụng mới có hiệu quả không, bạn cần giữ bản ghi chép về khoảng thời gian nào trong ngày bạn làm việc tốt nhất, điều giúp bạn hoàn thành nhiều nhiệm vụ khác nhau hay cảm xúc của bản thân khi rời văn phòng. Thời gian trôi qua, khi nhìn lại bạn sẽ nhận thấy điểm nào mình cần hoàn thiện hơn.

Bạn chỉ làm việc năng suất khi thực sự bỏ công sức của mình vào việc đó. HLV bóng rổ John Wooden từng nói, “Don’t mistake activity for achievement.” (Nghĩa là: Đừng nhầm lẫn hoạt động là thành tựu.) Hãy dành trọn thời gian và nỗ lực để ứng dụng hiệu quả các mẹo và thủ thuật mà bạn biết để làm việc hiệu quả hơn.

Nguồn: Luxury Inside

Có thể bạn quan tâm: Bộ sách Thay thói quen – Đổi vận mệnh