Bạn có thể đã từng nghe nói tới nguyên tắc 80/20 và cách áp dụng nó trong cuộc sống. Nhưng trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, quy tắc 80/20 đem lại những lợi ích gì?

Hãy cùng nhau lật mở cách tối ưu hóa hoạt động quản trị doanh nghiệp thông qua quy tắc 80/20.

1. Nguyên tắc 80/20 là gì? Tầm quan trọng của quy tắc 80/20 trong quản trị

Nguyên tắc 80/20 (hay còn gọi là quy tắc Pareto) là một nguyên lý kinh tế học vô cùng nổi tiếng. Nó được đặt tên theo nhà kinh tế học người Ý: V.F. Damaso Pareto, qua công trình nghiên cứu của ông từ cuối thế kỷ XIX.

Nghiên cứu của ông chỉ ra sự “bất cân bằng” giữa những công sức chúng ta bỏ ra, với kết quả mà chúng ta thu về. Có thể hình dung cụ thể sự bất đối xứng đó thông qua những con số biết nói sau:

• 20% nhân viên bán hàng thu về tới 80% doanh thu của cả công ty.
• 20% khách hàng đem về tới 80% nguồn thu của doanh nghiệp.

Một nghiên cứu từ Kevin Kruse, một cây viết kỳ cựu của Forbes, tác giả của cuốn sách nổi tiếng “Great Leaders Have No Rules” (tạm dịch là Nhà lãnh đạo bất nguyên tắc), phỏng vấn hàng trăm tỷ phú tự thân, sinh viên giỏi từ các trường đại học lớn của Mỹ, và các vận động viên đoạt huy chương Olympic đã chỉ ra rằng: “Việc những người thành công trong lĩnh vực của họ dành thời gian cho 100% công việc họ tiếp nhận trong ngày là một điều bất khả thi. Cách để họ tiếp tục thành công trong con đường mình đã chọn, chính là việc áp dụng quy tắc 80/20 trong công việc”.

Những người được phỏng vấn nhấn mạnh tầm quan trọng của quy tắc 80/20: Họ lựa chọn những công việc quan trọng nhất hàng ngày, tập trung thời gian và công sức để giải quyết nó. Những công việc còn lại, họ phân quyền cho người khác thực hiện, hoặc đơn giản là “lờ nó đi”.

2. Áp dụng nguyên tắc 80/20 vào hoạt động quản trị doanh nghiệp

Ta đã nhận thấy quy tắc 80/20 có thể đem lại lợi ích lớn đến nhường nào với các doanh nghiệp. Nhưng làm thế nào để ta có thể làm chủ được nguyên tắc ấy? Hãy cùng nhau đi sâu vào tìm hiểu:

Trong quản trị năng suất lao động

Bạn hiểu rằng:

• 20% lượng sản phẩm trọng tâm của doanh nghiệp tới từ 80% công sức bỏ ra của nhân viên.

Thậm chí:

• 80% giá trị của sản phẩm, dịch vụ tới từ 20% tính năng quan trọng nhất của nó.

Rõ ràng, không phải lúc nào công sức của bạn bỏ ra cũng đem lại lợi ích tương xứng. Sẽ có những đầu công việc tỏ ra quan trọng hơn so với những đầu công việc còn lại.

Giả dụ: Trong sản phẩm điện thoại bạn tung ra thị trường có tính năng nhận diện khuôn mặt. Đây là tính năng mà chưa có bất kỳ đối thủ cạnh tranh nào của bạn đủ tiềm năng và công nghệ để tích hợp chúng vào sản phẩm của họ. Đây rõ ràng là ưu thế cạnh tranh độc nhất của bạn. Nó có thể chính là tính năng chính thu hút sự chú ý của khách hàng, và thu về cho doanh nghiệp khoản doanh thu khổng lồ.

Doanh nghiệp bạn tự biết rằng, mình phải tập trung phần lớn nguồn lực cho tính năng này, nếu muốn sản phẩm ra mắt thành công và trở thành “thế lực” mới trong thị trường điện thoại di động trong tương lai.

Một ví dụ khác: Chuỗi cửa hàng cafe của doanh nghiệp bạn có những cơ sở thu về doanh thu lớn hơn số cơ sở còn lại. Bạn ước tính: 80% doanh thu của doanh nghiệp có được từ 20% cơ sở làm ăn khấm khá nhất.

Từ ví dụ trên, bạn tự hiểu mình cần phải tập trung nguồn lực vào cơ sở kinh doanh nào rồi.

Trong quản trị thời gian

Khi đi huy động vốn từ những nhà đầu tư có hứng thú với doanh nghiệp của bạn, bạn nhận ra một sự thật rằng:

• 80% nguồn vốn của doanh nghiệp có được từ 20% nhà đầu tư

Bạn không có đủ thời gian để liên tục gặp gỡ và liên lạc với 100% tổ chức đầu tư. Vậy nên, bạn quyết định mình sẽ đầu tư thời gian xây dựng và duy trì mối quan hệ đối tác chặt chẽ với 20% nhà đầu tư những người có thể đem lại lợi ích lớn nhất cho doanh nghiệp bạn.

Dưới khía cạnh khác trong quản trị doanh nghiệp: Chiếc ô tô doanh nghiệp bạn cung ứng ra ngoài thị trường đang phải trải qua đợt thu hồi lớn nhất trong vòng 5 năm trở lại đây. Bạn gặp nhiều khó khăn trong việc xác định nguyên nhân lỗi của lô hàng thu hồi này. Theo dõi các phản hồi từ khách hàng, bạn nhận thấy: 80% phàn nàn của khách hàng tới từ 20% lỗi hỏng hóc nhất định. Các lỗi hỏng hóc phần lớn xuất phát từ lý do bộ chống xóc của lô hàng này hoạt động không tốt như kỳ vọng.

Để kiểm chứng, công ty bạn quyết định để bộ phận R&D của công ty tìm hiểu rõ hơn vấn đề. Trong bản báo cáo gửi lên cấp trên, bộ chống xóc cũng là nguyên nhân được phản ánh đầu tiên.

Trong nhiều trường hợp, bạn không thể nào bỏ toàn bộ thời gian làm việc của mình để xử lý 100% khối lượng công việc trong ngày. Khi áp dụng quy tắc 80/20, bạn nhận ra rằng: Mình cần phân loại mức độ quan trọng của công việc, và xác định sẽ dành 80% thời gian làm việc để xử lý 20% đầu việc quan trọng nhất.

Khối lượng còn lại, tốt nhất là bạn nên xử lý sau, hoặc đơn giản là phân quyền cho nhân viên cấp dưới.

Trong quản lý kho hàng

Trong quá trình kinh doanh, bạn phát hiện ra: 80% chi phí lưu kho tới từ 20% khách hàng. Nếu có thể tìm ra được nguyên nhân của vấn đề, rất có thể chi phí lưu kho của doanh nghiệp sẽ giảm đi đáng kể, doanh thu từ đó cũng sẽ được tối ưu.

Đó là lý do trong hoạt động quản lý vận chuyển, phân phối hàng hóa, bạn cần lập cho mình nhóm hàng hóa riêng biệt. Mỗi nhóm hàng, chúng ta lại có cung cách quản trị khác nhau để giảm tối đa chi phí, nâng cao hiệu quả lưu kho.

Ngoài ra, trong trường hợp này, bạn cần liên lạc trực tiếp với khách hàng, tìm ra nguyên nhân phát sinh chi phí, và đưa ra phương án giải quyết vấn đề tối ưu.

Trong quản lý khách hàng

Trong kinh doanh, 80% doanh thu của doanh nghiệp tới từ 20% khách hàng. Chúng ta thường lầm tưởng rằng: Mọi khách hàng đều như nhau và cần được đối xử bình đẳng. Trên thực tế, mọi việc không đơn giản như vậy. Sẽ có nhóm khách hàng đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp hơn các nhóm còn lại.

Chi phí để duy trì và phát triển tệp khách hàng cũ không hề rẻ. Bạn cũng không muốn những đồng ngân sách đầu tư của mình trở nên lãng phí và vô ích.

Việc xác định chiến lược quản trị khách hàng ngay từ đầu là cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp, nếu bạn không muốn mình bị mất đi tệp khách hàng trọng tâm.

3. 7 nguyên tắc vàng trong quản trị kinh doanh

Bên cạnh quy tắc 80/20, bạn cũng cần nắm vững 7 nguyên tắc hữu ích dưới đây để tối ưu hóa hoạt động quản trị của doanh nghiệp mình

Tôn trọng luật pháp

Để các doanh nghiệp có thể cạnh tranh trong một thị trường kinh doanh bình đẳng, nhà nước và các tổ chức quản lý thường ban hành những khung luật khác nhau.

Nếu không muốn trở thành đối tượng của những hình phạt, hay khiến hình ảnh của doanh nghiệp bị xấu đi trong mắt công chúng, doanh nghiệp của bạn cần hiểu biết và tuân thủ chặt chẽ luật pháp, cùng các thông lệ kinh doanh có liên quan.

Cân bằng yếu tố kế hoạch và thực tế

Việc đặt ra cho mình kế hoạch phát triển là một điều cần thiết. Nhưng làm thế nào để cân bằng giữa yếu tố kế hoạch và kết quả trên thực tế là một điều không hề đơn giản.

Một nhà quản trị tốt phải là người đề ra những con số kế hoạch khả thi, sát với thực tế nhất có thể. Điều đó giúp bạn lèo lái con thuyền doanh nghiệp hiệu quả và phòng ngừa được những bất trắc khó lường có thể xảy đến.

Chuyên môn hóa việc quản trị

Một nhà quản trị doanh nghiệp tốt phải là người biết điều phối và sắp xếp người tài làm công việc đem lại hiệu quả cao nhất.

Con người chúng ta không phải ai cũng “thông thạo bách nghề”. Sẽ có những lĩnh vực mà ta cực kỳ giỏi, hoặc cực kỳ tệ. Công việc của nhà quản trị đó chính là nhận ra điều mà nhân viên giỏi nhất, và phát triển kỹ năng đó lên một tầm cao mới.

Hướng trọng tâm vào khách hàng

Trong thời đại công nghệ phát triển như ngày nay, khách hàng mới chính là đối tượng chúng ta cần phải đặt trọng tâm, thay vì sản phẩm như quan điểm truyền thống. Bởi khách hàng giờ đây có quá nhiều sự lựa chọn. Mọi chiến lược không “vị khách hàng” có thể khiến họ dễ dàng bỏ bạn mà đi, chỉ trong vài “nốt nhạc”.

Khách hàng phải là người quyết định hình thù, tính chất của sản phẩm doanh nghiệp tung ra thị trường. Mọi hoạt động phân phối, marketing, định giá của doanh nghiệp đều phải qua quá trình tham khảo nhu cầu, mong muốn và thị hiếu của khách hàng trước tiên.

Quản trị hài hòa các nhóm lợi ích

Trong doanh nghiệp, có năm nhóm lợi ích khác nhau, gồm lợi ích của người lao động, lợi ích của khách hàng, lợi ích của đối tác kinh doanh, lợi ích nhà đầu tư và lợi ích của xã hội.

Sẽ có những lợi ích chung trong các nhóm, nhưng cũng có thể sẽ có những lợi ích đối nhau. Nhiệm vụ của nhà quản trị và doanh nghiệp là phải làm sao nhận biết và cân bằng lợi ích giữa các nhóm đối tượng khác nhau.

Biết tận dụng thế mạnh đặc trưng của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp khi phát triển đều giữ trong mình chiến lược và lợi thế kinh doanh đặc trưng. Đây chính là yếu tố then chốt để họ có thể cạnh tranh với một rừng các đối thủ có đặc điểm và phong cách giống nhau.

Việc quan sát, phát huy thế mạnh chính là cách để các doanh nghiệp trở nên nổi bật, thu hút khách hàng và phát triển mạnh mẽ.

Nắm bắt cơ hội thị trường

Việc phát triển thế mạnh của bản thân không phải là yếu tố duy nhất giúp doanh nghiệp thành công. Điều quan trọng hơn, họ còn phải nắm bắt những cơ hội từ môi trường bên ngoài để vươn mình.

Lấy ví dụ là ông lớn Google:

Thế mạnh về thuật toán và code không phải là yếu tố duy nhất giúp Google trở thành một trong những doanh nghiệp có giá trị nhất trên Thế giới. Điều quan trọng hơn, họ tận dụng sự lên ngôi của các thiết bị di động (bằng việc thâu tóm và phát triển Android), theo dõi xu hướng sử dụng mạng Internet của người dùng (mua lại YouTube, phát triển thuật toán tìm kiếm,…).

Hy vọng bạn có thêm cho mình những hiểu biết về quy tắc 80/20, cũng như có thể áp dụng chúng vào hoạt động quản trị của doanh nghiệp mình.

Nguồn: ThiCao

Có thể bạn quan tâm: Tủ sách “Gối đầu giường” dành cho doanh nhân kinh doanh đột phá 2021

ĐẶT MUA