Những doanh nhân bận rộn sắp xếp lịch làm việc như thế nào?
Đối với những doanh nhân, những nhà quản lý hàng trăm nhân viên và hàng chục dự án, việc có một cách thật tin cậy để lập kế hoạch trong ngày là cực kỳ quan trọng đối với hiệu quả công việc.
Nếu bạn muốn có một cuộc phỏng vấn xin việc làm với Li Fan, trưởng ban kỹ thuật của hãng Pinterest thì bạn phải đợi đến thứ sáu.
Bà Fan phân loại các loại cuộc họp của bà theo ngày trong tuần. Thứ hai là cho các cuộc họp nhóm lớn và thứ ba là để gặp mặt từng người một. Thứ tư và thứ năm dành cho các yêu cầu đột xuất hoặc các cuộc họp hàng tháng về các thể loại khác nhau.
Nguyên nhân? Bà muốn cắt giảm thời gian cần để điều chỉnh sang một công việc mới. “Điều này cho phép tôi mất ít thời gian hơn để chuyển đổi bối cảnh khi tôi chuyển từ cuộc họp này sang cuộc họp khác,” bà nói.
Đối với bà, chiến lược là rất quan trọng. Với hạn chót gấp gáp cho trang mạng hàng tỷ hình ảnh, bà làm việc tích cực để có thể tiếp cận được một đội ngũ hơn 450 kỹ sư phần mềm tại trụ sở chính của công ty tại San Francisco. Bà liên tục cập nhật hàng chục dự án, vì vậy bà lên lịch các gói (khoảng? khối?) thời gian liên tiếp cho từng ngày, cùng với một buổi họp hàng tháng “hỏi tôi bất cứ điều gì” với các nhân viên của bà. “Tôi không bao giờ muốn tỏ ra mình quá bận rộn khi trao đổi về sản phẩm, kinh doanh hoặc phát triển chuyên môn.”
Bà Fan không phải là người duy nhất có chiến lược để đảm bảo công việc hàng ngày. Đối với một số trong số những người bận rộn nhất thế giới, việc có một cách thật tin cậy để lập kế hoạch trong ngày là cực kỳ quan trọng đối với hiệu quả công việc. Và trong khi một số người có thể có trợ lý, người giúp việc gia đình và, nói chung, linh hoạt hơn với lịch hàng ngày, thì hệ thống lập kế hoạch phức tạp của họ có thể giúp chúng ta giải quyết tốt nhất một ngày chật cứng công việc.
Xây dựng một kế hoạch bằng cách để trống công việc
Giám đốc điều hành Anthony Casalena của hãng Squarespace cố gắng để có hơn một nửa ngày mà không có bất kỳ trách nhiệm gì và xây dựng những gói (khoảng? khối?) thời gian trống trong lịch công việc của mình.
Thời gian trống là một cách để lấp vào đó các cuộc họp bất chợt và các công việc khác mà không bị vỡ kế hoạch vì các việc không lường. Để giữ được kế hoạch, Casalena sử dụng lịch Google có mã màu để lên kế hoạch cho cả ngày. Bằng cách đó, ông dễ dàng nhận ra đâu là khoảng trống cần thiết nhất. Ông cũng tự gửi mình email những điều nhắc nhở để rồi sau đó điền vào lịch biểu trực tuyến của mình.
Và không chỉ là việc văn phòng, Casalena nói rằng ông kế hoạch hóa gần hết cuộc sống ngoài văn phòng, bao gồm các dịch vụ giặt là và dọn dẹp, giao nhận thực phẩm và các việc vặt khác. Tại nơi làm việc, ông sắp xếp việc theo giờ. Ông không dùng trợ lý.
Tránh bị lặp lại công việc
Đối với một số người, thủ thuật là chống lại sự quấy rầy, dù đó là các cuộc trò chuyện trực tiếp hay email, mà nó xuất hiện giả danh như thể là việc khẩn cấp và làm mất cả ngày.
Đối với Casalena, thực hành “hộp thư đến, trống” (xóa các email còn lại vào cuối mỗi ngày), có nghĩa là ông không sa lầy vào các tin nhắn chưa mở. Thay vào đó, hộp thư trống sẽ giúp ông kiểm soát tốt hơn lịch biểu làm việc. “Công việc có vẻ đâu vào đấy,” ông nói.
Để có được hòm thư đến (Inbox) trống, ông trả lời các email trong thời gian giữa các cuộc họp hoặc khi chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác. Thay vì để email chất đống, ông kiểm tra chúng mỗi giờ vài lần và xóa, hoặc trả lời, hoặc lưu trữ chúng trong ứng dụng Gmail để theo dõi.
Vào cuối ngày, ông kiểm tra đảm bảo không còn lại email nào. Khi tự làm công việc cần tập trung của mình, ông ngắt khỏi máy điện thoại. “Tôi không hăm hở đọc email,” ông nói.
Tối đa hóa thời gian ăn và đi làm
Đối với Emmanuel Arnaud, giám đốc điều hành các trang du lịch GuestToGuest và HomeExchange, có ba trẻ em dưới bảy tuổi nghĩa là không thể làm việc muộn ở văn phòng.
Ông quản lý các nhóm nhân viên ở California và Croatia từ văn phòng ở Paris nên cần thiết phải sắp xếp công việc qua nhiều múi giờ. Để tận dụng tối đa từng khoảnh khắc xa nhà, Arnaud đã bắt đầu đi xe đạp đến văn phòng thay vì dùng phương tiện công cộng. Việc đi xe đạp cho phép ông gọi điện cho các đồng nghiệp hoặc thành viên hội đồng quản trị. “Khi cơ thể di chuyển, ta bàn bạc công việc dễ dàng hơn,” ông nói thêm.
Arnaud cũng dùng bữa trưa và bữa sáng để tổ chức các cuộc họp. Các cuộc gặp gỡ trực tiếp và cuộc gọi điện thoại trong thời gian nghỉ tự nhiên đó cho phép ông tập trung vào những sáng kiến mang tính chiến lược khi ở văn phòng.
Để giữ động lực suốt ban ngày, Arnaud giảm cường độ khi ở nhà. Ông không bao giờ trả lời các cuộc gọi hoặc email và chỉ làm công việc của các dự án mà ông đang cố gắng hoàn thành như là việc thuyết trình cho các thành viên hội đồng quản trị hoặc các việc khác “mà tập trung vào nó lúc này là hợp lý và không bị làm phiền.”
‘Tất bật’
Dành thời gian để suy nghĩ giữa hai nhiệm vụ đã giúp cho giám đốc điều hành Grant Langston của hãng eHarmony tập trung được trong suốt cả ngày. Là người hướng nội chỉ đạo trang web hẹn hò có trụ sở tại California, ông thường thấy rằng các cuộc họp liên tiếp là rất mệt mỏi.
Thay vì mất tập trung hoặc cảm thấy căng thẳng do yêu cầu liên tục phải giao thiệp, ông thêm thời gian vào mỗi buổi sáng. Ông cũng phân bổ thời gian ngừng nghỉ tăng thêm hai lần trong ngày giữa các giờ họp để tạo ra cái ông gọi là quan điểm “đành rồi chạy.”
Trong thời gian nghỉ, Langston tập trung vào nhiệm vụ công việc, nhưng không liên lạc với người khác. “Tôi phải chắc chắn rằng tôi đã khỏe trở lại và thấy rằng 20 phút chỉ để được yên tĩnh hoặc để đọc,” Langston, người bắt đầu chiến thuật này sau khi tiếp quản chức vụ giám đốc điều hành. “Tôi ngồi với một cây bút và tập giấy và tôi chỉ nghĩ về các vấn đề, tôi không thải năng lượng, thay vào đó tôi tạo ra năng lượng trong bản thân mình.”
Nguồn BBC
Có thể bạn quan tâm:
Combo sách Thiết kế cuộc đời thịnh vượng – Cẩm nang phát triển bản thân dành riêng cho giới trẻ
