Tóm lược sách Personal Kanban 

Personal Kanban là một công cụ trực quan cho người có khuynh hướng sử dụng hình ảnh. Nó giúp bạn tổ chức cuộc sống và công việc, và cân bằng hai yếu tố này. Những tóm lược sau đây sẽ hướng dẫn bạn cách để thiết lập Kanban cho chính bạn và biến nó thành hành động, và tối đa hóa năng suất của bạn; chúng cũng cung cấp những hiểu biết về các hình mẫu trong cuộc sống, cho phép bạn đo lường tiến trình và giảm tải những công việc mà bạn đang làm.

Ai nên đọc sách này?

– Những chuyên gia nghiên cứu về các công cụ linh hoạt để quản trị đời sống năng động

– Bất kỳ ai khó khăn trong việc cân bằng cuộc sống và công việc

– Những người sáng tạo gặp khó khăn vì những danh mục công việc chán ngắt và 1 chiều

Tác giả cuốn sách

Jim Benson đã làm trong nhiều dạng tổ chức khác nhau, từ các cơ quan của chính phủ, doanh nghiệp trong danh sách Fortune 10 đến các công ty khởi nghiệp. Ông đồng sở hữu công tư phát triển phần mềm Modus Cooperandi và là tư vấn quản trị cho những ai sử dụng Kanban cá nhân để cải thiện môi trường làm việc.

Tonianne DeMaria Barry là nhà tư vấn quản trị. Bà làm việc trong lĩnh vực thời trang cũng như cơ quan chính phủ, hội đoàn phi lợi nhuận, doanh nghiệp trong danh sách Fortune 100 và các công ty khởi nghiệp.

Cuốn sách này có gì? Sử dụng Kanban cho cá nhân để tự chủ thời gian của bạn

Nếu bạn lướt internet hay vào hiệu sách, bạn sẽ thấy hàng tá phương pháp quản lý thời gian; một vài thì không gì khác ngoài mấy danh sách việc cần làm (to-do-list), trong khi số khác thì lại dựa trên mấy thuật toán vi tính phức tạp. Tuy nhiên, nhìn chung thì chúng chẳng mấy hiệu quả.

Vì lẽ nào đó, hầu hết chúng ta đều cố gắng để quản trị thời gian hiệu quả, nhưng các phương pháp hiện hữu chưa thỏa mãn được và chúng ta vẫn cứ bị áp lực vì thời gian.
Vậy nên chăng hãy thử sử dụng Kanban cho cá nhân? Vì tính hiệu quả của hệ thống Kanban đã được thực tế chứng minh. Được phát triển bởi Toyota cho dây chuyền sản xuất liên tục, Kanban cực kỳ hiệu quả, cho phép Toyota giảm chi phí sản xuất trong khi duy trì được chất lượng rất cao của mình. Những công ty khác bắt đầu học hỏi hệ thống này và chúng đang được sử dụng rộng rãi ngày nay.

Kanban cá nhân dựa trên Kanban nguyên bản, nhưng được tinh chỉnh lại cho cá nhân; ví dụ, bạn có thể điều chỉnh để phù hợp với bất kỳ những thay đổi nào trong đời sống của bạn.

Những tóm lược sau sẽ giúp bạn học cách vẽ ra một sơ đồ các mục tiêu và nhiệm vụ, cả ở nhà lẫn nơi làm việc, để hình ảnh hóa tiến trình hoàn thành của chúng. Kanban cá nhân giúp chấm dứt sự trì hoãn và cho phép bạn tái kiểm soát thời gian của mình.

Bạn sẽ học được nhiều điều trong những tóm lược sau, như:

– về mối liên hệ giữa Piggly Wiggly và một cuộc sống cân bằng

– tại sao Kanban cá nhân thì tốt hơn là những deadlines và danh sách việc cần làm; và

– những việc chưa hoàn thành sẽ ảnh hưởng ra sao đến tâm trí của bạn.

Không có sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống làm bạn quên đi những mục tiêu ý nghĩa, nhưng Kanban cá nhân có thể giúp

Bạn đã bao giờ bị quá tải công việc, căng thẳng, và bế tắc để có được khoảng thời gian nghỉ ngơi, xả hơi? Những lúc như thế, kể cả một sự thỏa mãn đơn giản như gặp bạn bè để uống 1 chai bia dường như là điều xa xỉ. Sao lại vậy?

Đó là vì chúng ta đã chia tách thời gian làm việc và thời gian cá nhân ra, một khuynh hướng dẫn đến mất cân bằng trong cuộc sống. Nó xảy ra là vì cuộc sống cá nhân và công việc là những phần không thể tách rời của cùng 1 đời sống. Trong một thế giới lý tưởng, những mặt này đều mang lại ý nghĩa cho bạn, nhưng một vấn đề nảy sinh khi bạn phân bổ thời gian và công sức của mình để hoạch định chỉ cho 1 phần của đời sống ấy.

Ví dụ, trong khi bạn nghĩ là việc viết ra lời nhắc về chuyện đi chơi cùng bạn bè có vẻ xuẩn ngốc, bạn lại có thể sẵn sàng viết ra danh sách các việc cần làm cho công việc, một thực tế là nó dẫn đến bạn theo đuổi các mục tiêu công việc cho tới cuối ngày, nhưng chẳng có mấy năng lượng cho việc kết giao với bạn bè.

Nhưng đó không phải là vấn đề duy nhất. Khi bạn đối xử với cuộc sống và công việc như những thực thể tách rời, bạn tự gây rủi ro cho những mục tiêu có thể thay đổi đời sống của bạn, như sống ở nước ngoài hoặc sống hợp đạo lý hơn. Đó là vì những mục tiêu này đòi hỏi việc thực thi cả trong cuộc sống riêng tư lẫn trong công việc. Nếu bạn không hoạch định những mục tiêu này cùng nhau, bạn sẽ hầu như chẳng thể đạt được nó.
Ví dụ, sống một cuộc sống khỏe mạnh cần bạn làm nhiều thứ hơn việc chỉ luyện tập thường xuyên và ăn trái cây. Để có sức khỏe tốt, bạn cũng cần phải giảm những căng thẳng khi làm việc bằng cách như có những khoảng nghỉ giữa buổi làm việc.

Vậy thì, bạn đã sẵn sàng để hoạch định cho cả 2 mặt của đời sống rồi chứ? Giờ thì làm sao đây?

Với Kanban cá nhân, một công cụ sẽ giúp bạn hình dung và hoạch định danh sách những việc cần làm cũng như những hành động của bạn, nó sẽ đặt bạn vào hành trình đạt được những mục tiêu dài hạn của bạn.

Kanban được phát triển cho doanh nghiệp, còn Kanban cá nhân thì được thiết kế cho bạn.

Khi đến Mỹ, cái làm Taiichi Ohno, một kỹ sư của Toyota, ấn tượng nhất chính là chuyến viếng thăm một siêu thị địa phương. Ông chưa bao giờ thấy những kệ hàng hóa được cất trữ hoàn hảo đến vậy. Siêu thị này, thay vì đặt và trữ hàng số lượng lớn cho mọi thứ, nó chỉ có những món hàng mà khách hàng khả năng sẽ mua. Ohno nhận ra rằng cách tiếp cận này có thể cải thiện đáng kể dây chuyền sản xuất của Toyota, và vì thế, Kanban ra đời với mục tiêu tối ưu hóa sản xuất công nghiệp.

Vì mục tiêu của Ohno là cắt giảm chi phí trong khi duy trì chất lượng thành phẩm, nơi cần cải thiện rõ ràng là hàng tồn kho; lưu trữ những thứ đắt tiền không có nghĩa là sẽ có những chiếc xe tốt hơn.

Vậy thì Toyota đã làm gì?

Để giảm chi phí lưu kho, họ bắt đầu sản xuất xe hơi theo nhu cầu. Và để có sản xuất liên tục, Ohno thiết kế một hệ thống bảng hiển thị để chỉ ra dòng chảy công việc trong toàn nhà máy; thay vì chờ đợi các phần khác nhau, nhân viên chỉ đơn giản là xem trên bảng để biết điều gì cần được làm tiếp theo. Kết quả là, các công việc được xử lý nhanh hơn và giảm số quản đốc cần thiết để quản lý công việc.

Phương pháp này rất hiệu quả và các công ty bắt đầu sử dụng chúng. Nó đi vào lịch sử với cái tên Kanban, hoặc Billboard.

Kanban cá nhân kế thừa từ Kanban cho tổ chức. Dĩ nhiên, cuộc sống của chúng ta không phải là dây chuyền sản xuất, vì thế hệ thống dành cho cá nhân sẽ linh hoạt và dễ dàng thích hợp với những thay đổi trong mục tiêu và trong đời sống.

Nó vận hành như sau. Kanban cá nhân dựa trên 2 nguyên tắc:

Thứ nhất là phải hình ảnh hóa dòng công việc (workflow) bằng cách sử dụng một bảng để sơ đồ hóa tất cả các công việc. Điều này giúp theo dõi mọi thứ bạn cần làm và dễ dàng đi đến các công việc tiếp theo. Thay vì chỉ để suy nghĩ trong đầu, Kanban giúp bạn thấy và nhanh chóng đánh giá những đánh đổi giữa các công việc.

Nguyên tắc thứ hai là giữ cho những việc đang làm ở mức tối thiểu. Bạn không cần phải bỏ thêm vào bảng bất kỳ điều gì nữa để có thể quản lý công việc.

Giờ thì bạn biết Kanban là gì rồi đấy, đến lúc để bắt tay vào làm thử rồi.

Tạo nên Kanban cá nhân rất dễ và có thể làm nó chỉ trong ba bước đơn giản

Đó, vậy là bạn đã quyết định là cuộc sống của bạn đến lúc được tổ chức lại rồi. Vậy thì bạn cần một cây bút, một bảng trắng, và vài tờ giấy ghi chú để bắt đầu hình ảnh hóa dòng công việc và thúc đẩy hiệu suất cá nhân.

Bạn làm bằng cách nào đây?

Trước nhất, bạn cần quyết định sẽ sử dụng công cụ nào để tạo Kanban và sẽ đặt nó ở đâu. Nhớ là, Kanban cá nhân được thiết kế để hình ảnh hóa dòng công việc của bạn, vậy nên bạn có thể vẽ trên máy, nó sẽ hiệu quả hơn nếu dùng công cụ nào mà bạn dùng hàng ngày và đặt ở nơi dễ thấy. Một tấm bảng trắng là lý tưởng nhất, bạn có thể đặt trong văn phòng hoặc đâu đó trong nhà.

Khi đã chọn được công cụ và địa điểm, bạn chỉ cần làm ba bước sau.

Thứ nhất, vẽ ra ít nhất 3 cột để mô tả các giai đoạn khác nhau trong quá trình hoàn thành.

Những giai đoạn này có thể là READY, nghĩa là những việc đang chờ để giải quyết; DOING, cho những việc đang làm; và DONE, cho những việc đã hoàn thành. Vì bạn làm việc và hoàn thành chúng, bạn cần di chuyển các công việc này giữa các cột.

Bước thứ hai là thiết lập danh sách những việc tồn đọng bằng các viết ra mọi mục tiêu bạn có nhưng chưa từng làm gì để đạt được nó. Một cách để làm là bạn sử dụng giấy ghi chú để viết ra mỗi mục tiêu mà bạn cần thực hiện, từ việc gọi điện cho mẹ đến việc dọn nhà đến Hawaii để ở.

Bước thứ ba là quyết định tối đa hóa số công việc trong giai đoạn đang DOING mà bạn có thể cùng lúc xử lý. Nhớ là chúng ta làm việc hiệu quả khi không có quá nhiều thứ cùng lúc. Bạn có thể chọn một con số bất kỳ, ví dụ như số 3, và thử xem liệu đó có phải là số việc bạn có thể xử lý hết cùng lúc.

Và Kanban cá nhân của bạn đã sẵn sàng. Đã đến lúc để triển khai nó rồi.

Triển khai Kanban cá nhân chỉ cách bạn 4 bước nữa thôi

Bây giờ bạn đã thiết kế xong Kanban cá nhân rồi nhỉ, bạn đã sẵn sàng để sử dụng nó. Việc đầu tiên bạn cần làm là bắt tay vào những việc mới và làm cho dòng công việc của bạn vận hành. Để làm được, bạn hãy theo bước 4 và 5 sau:

Bước 4 là chọn ra những việc đang cấp bách nhất từ những việc tồn đọng và đặt chúng và dòng công việc. Khi bạn làm điều này, mấu chốt là đặt những việc cấp bách vào cột READY.

Bước 5 là bạn bắt đầu tháo, di chuyển những việc có ưu tiên cao từ READY sang DOING và lấp đầy không gian việc đang cần làm. Tháo va dán như thế là cách để thúc đẩy vì thay vì việc sẽ bị thúc ép bởi ai đó như sếp bạn chẳng hạn, người chẳng đoái hoài gì tới năng lực của bạn, thì bạn tự mình chọn và ra quyết đi khi nào bạn sẽ sẵn sàng để hoàn thành thêm việc.

Trong bước thứ 6, hành động đã thực sự bắt đầu và bạn đang giải quyết các nhiệm vụ của mình trong cột DOING. Hãy nhớ rằng, di chuyển việc sang cột DONE sẽ là phần thưởng ngọt ngào cho bạn. Thực tế, cột DONE cần thiết vì theo phát hiện của nhà tâm lý học người Liên Xô B. Zeigarnik, người ta thường nhớ những việc không hoàn thành hơn việc đã hoàn thành. Vì thế, não người cần được khép lại với những việc dở dang. Động lực bạn có từ việc di chuyển một hạng mục sang cột DONE như lớp kem ngọt ngào trên chiếc bánh vậy.

Đã đến lúc bạn sử dụng Kanban của mình, bước 7 chính là đánh giá tiến trình ở các khu vực khác nhau. Kanban vận hành bằng cách hình ảnh hóa mỗi bước và mỗi nhiệm vụ (ví dụ như bạn có thể có màu khác nhau cho từng dự án hay loại công việc); vì vậy, bạn sẽ dễ dàng chỉ ra và sửa được lỗi. Ví dụ, bạn nói rằng những việc sáng tạo rất phù hợp và dễ dàng với bạn, nhưng việc tính toán lại là trở ngại với bạn. Xác định được vấn đề này là một bước lớn để tìm ra giải pháp. Có thể văn phòng của bạn quá ồn cho việc tính toán và điều bạn cần là một cái tai nghe.

Vậy đấy, Kanban cá nhân của bạn đang vận hành rồi, giờ liệu nó sẽ giúp gì cho bạn đây?

Kanban cá nhân là những phép cộng

Thật khó để bác bỏ những dự án mới hấp dẫn, nhưng đôi khi nói không là điều tốt nhất bạn nên làm. May thay, Kanban cá nhân có thể giúp bạn trở nên hiệu quả hơn với việc giới hạn lại số đầu việc bạn có trong danh sách việc cần làm.

Tại sao nó lại quan trọng vậy?

Kanban cá nhân bảo vệ bạn khỏi những vấn đề bằng cách giới hạn những việc bạn đang làm ở một khối lượng vừa phải.

Một hướng mà Kanban cá nhân giúp bạn là bằng cách theo dõi những hoạt động của bạn và giúp làm chủ thời gian của bạn. Khoảnh khắc bạn thấy cột DONE – HOÀN THÀNH cũng đủ giúp bạn nhìn ra đã có bao nhiêu những việc nhỏ, dễ bị lãng quên thực ra đã được hoàn thành.

Nhưng đó không chỉ là điều duy nhất mà Kanban có thể làm để giúp bạn kiểm soát thời gian. Nó cũng giúp bạn so sánh những ưu và nhược của những cách thức khác nhau. Ví dụ, giả như bạn đang ở trường và có một bài luận cần nộp. Bạn dành quá nhiều thời gian vào việc nghiên cứu, kết quả đáng buồn là cột DONE không có gì cả. Tuy nhiên, bảng nhắc sống động này sẽ nhắc nhở rằng bạn chưa hoàn thành việc nào và cũng giúp bạn thay đổi cách tiếp cận để hoàn thành bài tập đúng hạn.

Vậy đó, Kanban sẽ thúc đẩy năng suất của bạn. Nhưng nó cũng là một công cụ hiệu quả cho nhóm. Ví dụ, khi làm việc trong nhóm, thường thì ta sẽ hỏi ai sẽ làm gì kế tiếp. Hình ảnh hóa những cam kết của từng người trong bảng Kanban sẽ làm cho câu hỏi này dễ dàng được giải đáp. Ví dụ như bạn có Kanban cho gia đình. Bạn đã biết sơ rằng đã đến lúc để đi ủi đồ, vì con trai bạn đã xong việc giặt giũ và phơi đồ rồi, và rằng chú chó không còn cần thêm thức ăn vì con gái bạn đã cho nó ăn 10 phút trước đó.

Kanban giúp bạn phát hiện ra vấn đề trước khi nó trở nên quá sức

Bạn còn nhớ vào khoảng năm 2006, khi NASA gửi phi thuyền New Horizon đến thám hiểm Diêm vương tinh? Để biết nơi nó đến, phi thuyền cần được điều chỉnh đường phóng của nó, đoạn bay giữa chừng, và phải chính xác đến mức 5m/giây. Nếu đường phóng không được điều chỉnh, nó có thể bị trượt ra xa khỏi hành tinh này đến 80,000 cây số.

Đôi khi, một điều chỉnh nhỏ và sớm có thể mang lại hiệu ứng to lớn về sau. Đây chính là tin tốt, vì phản hồi có tính liên tục của Kanban cá nhân giúp bạn giải quyết vấn đề khi chúng còn rất nhỏ. Ví dụ, việc phóng phi thuyền ra không gian, một chỉnh sửa nhỏ và sớm đảm bảo được kết quả kỳ vọng ít có những sai sót xảy ra.

Vì Kanban luôn cho bạn phản hồi về những quyết định của bạn và công việc của bạn, bạn sẽ biết được sớm điều gì cần thay đổi. Ví dụ, bạn bắt đầu học để thành một kỹ sư. Lớp học của bạn thật buồn tẻ và bạn không muốn thừa nhận nó, nhưng thật khó để không để ý tốc độ chậm như sên của những việc lẽ ra nên sớm đến cột DONE.

Bạn đã thấy vấn đề trước mắt nên bạn có lựa chọn để thay đổi ngành trước khi quá muộn.

Nhưng một tính năng nổi trội khác nữa của Kanban là nó giúp bạn xác định lĩnh vực nào cần thay đổi. Nó được gọi là thuật hồi tưởng. Đây là cách mà nó vận hành:

Bằng việc nhìn vào cột DONE để xác định bao nhiêu việc bạn đã làm trong 1 ngày bình thường và việc nào làm bạn mệt mỏi. QUá trình này làm giảm bớt những thói quen gây lãng phí và kém hiệu quả, vì thế làm cho bạn dễ dàng tìm ra giải pháp hơn. Ví dụ, trong lúc hồi tưởng, bạn có thể đã nhận ra bạn ghét việc điền vào mẫu khai thuế, và kết quả là bạn luôn trì hoãn cho tới ngày nộp thuế. Sẽ dễ dàng hơn nếu bạn thuê một kế toán thuế để giúp điền vào mẫu khai và giảm đi căng thẳng không đáng này.

Vậy tần suất sử dụng thuật hồi tưởng này thì sao?

Tùy bạn thôi, nhưng cho dù bạn làm nó mỗi tuần hay mỗi tháng, hãy để nó là thói quen thường kỳ của bạn.

Kanban cá nhân là công cụ tạo động lực hiệu quả hơn so với deadlines (hạn chót), nếu bạn cân nhắc đến một vài điều quan trọng

Các nhà nghiên cứu thuộc MIT đã tiến hành thử nghiệm với 3 nhóm sinh viên được yêu cầu gửi bài luận, mỗi nhóm có 1 deadline khác nhau. Nhóm thứ nhất có hạn chót rõ ràng, nhóm thứ hai phải tự chọn cho họ ngày nộp bài, và nhóm thứ ba được bảo là nộp bất kỳ lúc nào trong học kỳ.

Kết quả là?

Nhóm được cho ngày cụ thể có được điểm số tốt nhất, trong khi nhóm thứ hai đứng thứ nhì về điểm số, còn nhóm thứ ba với hạn chót không xác định thì có kết quả tệ nhất.

Deadlines có thể tạo động lực cho bạn, vì bạn hầu như phân cấp ưu tiên cho công việc theo các hạn chót; tuy nhiên, nó vận hành theo cách thúc ép bạn.

Những sinh viên ở MIT là ví dụ, họ bị thúc ép phải nộp bài luận vào hạn chót, cho dù họ có những ưu tiên khác hay không, và điều này gia tăng căng thẳng lên họ.

May thay, Kanban là công cụ tạo động lực hiệu quả khác nhưng ít căng thẳng hơn.

Ví dụ, bất kỳ việc nào quan trọng như bài tập trên lớp, sẽ luôn rơi vào nhóm ưu tiên cao trong những việc tồn đọng, vì vậy bạn sẽ cần đặt nó vào cột DOING càng sớm càng tốt. Bằng cách này, Kanban giảm bớt căng thẳng, vì công việc không làm bạn khó chịu trước khi bạn bắt đầu làm nó. Nhưng nó cũng giúp bạn hạn chế sự trì hoãn.

Tuy nhiên, sử dụng Kanban cá nhân theo cách này cần bạn cân nhắc một số thứ. Ví dụ, bạn cần nhớ rằng, một vài công việc có thể là ưu tiên trong một số trường hợp cụ thể nhưng khi bối cảnh thay đổi, thứ tự ưu tiên cũng thay đổi. Vậy nên, bạn cần cập nhật Kanban theo sự thay đổi của thực tế.

Thứ hai, vì bạn sẽ lôi những việc tồn động ra để giải quyết, bạn cần sắp xếp khéo léo. Một cách để giữ cho bảng Kanban gọn gàng là đi kèm với ma trận quản lý thời gian với tiêu chí về cấp bách và quan trọng.

Giờ bạn đã đặt những điều cơ bản của Kanban cá nhân vào vận hành rồi, bạn có thể cá nhân hóa nó để phù hợp với những đòi hỏi riêng của mình.

Bạn có thể linh hoạt điều chỉnh Kanban cá nhân để thỏa mãn các nhu cầu của mình

Bạn có biết là những nhà thiết kế người Đan Mạch đã làm ra một loại nhà mới với bức tường linh hoạt, những ổ điện có thể di chuyển được và khả năng thay đổi hình dạng theo những mong muốn hay thay đổi của chủ nhân ngôi nhà? Nếu bạn có một đứa con, bạn cần thêm 1 căn phòng, vậy đó. Nếu bạn muốn mở rộng phòng khác, bạn cần di chuyển các bức tường mà không phải suy nghĩ. Không phải tuyệt lắm sao nếu ta có thể điều chỉnh đời sống của mình? Đó, Kanban hoạt động theo chính cách này.

Ví dụ, bạn có thể thêm cột TODAY vào bảng, và có thể là trước cột DOING để thể hiện những việc mà bạn đưa vào trong ngày. Nó có thể là một sự cộng thêm hữu ích, vì chúng ta thường không giỏi hoàn thành hết mọi việc của 1 ngày. Cột TODAY vận hành bằng cách giúp bạn theo dõi được những thành tựu trong ngày và xác định được khả năng trong ngày của bạn. Ví như, bạn mới bắt đầu giảng dạy, bạn lạc quan khi đặt ra mục tiêu chấm được 60 bài luận và đưa vào cột TODAY và thực hiện nó cho đến khi bạn không thể làm nữa và chỉ mới 30 bài được chấm. Giờ thì bạn biết là bạn có thể làm được bao nhiêu mỗi ngày rồi đó.

Nhưng còn những việc mà bạn phụ thuộc vào hành động của người khác thì sao?
Cho những việc như thế, bạn có thể làm ra một cột thêm, gọi là PEN chẳng hạn, nghĩa là những thứ cần được làm bởi ai đó. Ví dụ, việc của bạn trong phần READY là lên lịch trình gặp bên sơn sửa nhà. Bạn đưa nó vào phần DOING và gọi công ty nhưng không ai bắt máy và bạn có thể để lại thư thoại. Thay vì để nó vào phần DOING, bạn chuyển nó sang cột PEN cho đến khi bạn trò chuyện được với bên sửa nhà.

Bạn có thể sử dụng Kanban cá nhân để theo dõi thời gian bạn đã dành cho công việc. Chỉ cần thêm ngày bắt đầu khi bạn đặt một việc vào phần READY; thêm vào ngày khác khi đã sang phần DOING, và ngày kết thúc khi di chuyển sang DONE. Bằng cách quản trị kiểu này, bạn sẽ có được sự nhạy cảm với năng suất của mình.

Thông điệp chính của cuốn sách

Nhiều người nghĩ rằng công việc và cuộc sống là hai phần tách biệt nhau. Thực tế là, chúng liên kết với nhau thành một chỉnh thể, và để đạt được những điều bạn muốn, bạn cần để ý để cả hai. Kanban cá nhân sẽ giúp bạn làm điều này, sắp xếp những việc cần làm thành dạng hình ảnh dễ nhìn để làm cho việc hoạch định, theo dõi, và triển khai được dễ dàng.

Lời khuyên hành động

Đánh giá nghiêm túc và thực tế về khối lượng công việc bằng cách giải quyết những vấn đề tiềm ẩn

Lần tới bạn định đánh giá khối lượng công việc của mình, hãy chắc rằng bạn trung thực với bản thân và đào sâu xem những việc nào đang tiềm ẩn. Bước này rất quan trọng vì nhiều người đơn giản là vơ việc vào mình chứ không thực sự làm việc. VÍ dụ, giáo viên có thể thất bại trong việc giải quyết những cuộc gọi cho phụ huynh và dọn dẹp sau giờ học, vì cô chỉ nghĩ đến việc giảng dạy mà bỏ qua những việc trên. Để những việc lặt vặt trên không được giải quyết chắc chắn sẽ làm choáng thời gian của bạn lúc nào đó, nó làm ta làm việc kém hiệu quả đi, cho dù là đã giải quyết được rất nhiều việc lớn.

Sách đề xuất đọc thêm: “The Pomodoro Technique” của Francesco Cirillo

Cuốn sách này giới thiệu một phương pháp đơn giản mà hiệu quả trong cách phẩn bổ thời gian một ngày làm việc. Phương pháp này giúp bạn vượt qua sự thiếu động lực bằng cách chia nhỏ những việc lớn, phức tạp, và quản lý chúng theo nhóm. Sử dụng những kỹ thuật nayfy cho phép bạn có nhiều sự kiểm soát với công việc hơn, vì tế giúp bạn trở thành người làm việc hiệu quả và đáng được tưởng thưởng hơn.

Minh Nhật, Nhatkyhoctap
Dịch theo Blinkist