Bạn đang ngồi tại bàn làm việc và phát hiện ra rằng tất cả những gì mình làm trong 3 tiếng đồng hồ trước đó chỉ là bắt đầu viết một email, kiểm tra thời tiết và lướt mạng xã hội. Thật tồi tệ! Điều này dường như xảy ra với hầu hết mọi người. Đôi lúc thật khó để chúng ta có thể tập trung và hoàn thành công việc.

Đa phần chúng ta thường nói rằng chúng ta muốn có nhiều việc được hoàn thành hơn, nhưng vì chúng ta không có thời gian hay năng lượng và cũng không biết phải bắt đầu từ đâu. Dưới đây là 6 cách đơn giản giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả để làm được nhiều việc hơn. Mời các bạn cùng tham khảo!

1. Dành nhiều thời gian hơn để làm việc

Khoan nào! Ý bạn là tôi phải làm việc nhiều hơn 40 tiếng 1 tuần ư? Không, dĩ nhiên tôi không nói như vậy. Tôi đang nói về việc bạn cần dành thời gian lập kế hoạch cho công việc của bạn đó. Năng suất làm việc của tôi bắt đầu tăng lên khi tôi sắp xếp thời gian riêng dành cho những công việc khác nhau; thay vì cố gắng hoàn thành nó cùng một lúc.

Có một công cụ đáng ngạc nhiên được gọi là phương pháp “quả Cà Chua” Pomodoro. Nó cho phép bạn thiết lập thời gian lên đến 25 phút, giúp bạn tập trung vào một công việc duy nhất. Sau 25 phút đó, hãy nghỉ xả hơi ngắn rồi tiếp tục thiết lập thêm 25 phút nữa cho công việc tiếp theo.

2. Phân công và/hoặc giảm tải công việc

Có những thứ bạn cần phải làm và cũng có những thứ bạn có thể để người khác làm. Đọc cuốn sách “7 Habits Of Highly Effective People – 7 thói quen của người thành đạt” của tác giả Stepen Covey giúp bản thân tôi rút ra được nhiều điều hay ho cho mình.

Tôi đã phải ghi ra TẤT CẢ những việc mà mình phải hoàn thành. Sau đó chia chúng thành các nhóm khác nhau: Cấp Thiết và Quan Trọng; Cấp Thiết và Không Quan Trọng; Quan Trọng và Không Cấp Thiết; Không Quan Trọng và Không Cấp Thiết.

Đối với những việc Không Cấp Thiết và Không Quan Trọng, tôi cứ để chúng “thả nổi” đến khi nào có thời gian hoàn thành.
Đối với việc Quan Trọng nhưng Không Cấp Thiết, tôi giao lại cho người khác, nên tạo một quy trình hệ thống cho nó để khi có ai đó làm giúp bạn, họ sẽ có được sự hướng dẫn đầy đủ.
Còn đối với những thứ còn lại, bạn có thể định thời hạn hoàn tất để sớm hoàn thành.
Dễ thấy rằng, nên làm những việc Quan Trọng và Cấp Thiết càng sớm càng tốt và sau đó tạo ra một quy trình cho những việc kế tiếp, những việc mà bạn có thể giao lại cho người khác.

3. Luyện tập não bộ

Khi bạn tập thể dục cho não bộ, nó giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, suy nghĩ nhanh hơn và chúng cũng nới rộng tầm sáng tạo của bạn hơn!

Trên tất cả, bạn sẽ cảm thấy sung sướng khi bộ não của bạn ngày một uyên thâm hơn, đúng không nào? Đúng vậy đó!

4. Tận dụng công nghệ

Dùng công nghệ có thể vừa có lợi, vừa có hại. Đôi khi cá nhân tôi cảm thấy thực sự hiệu quả khi tắt Internet đi hoặc dùng những phần mềm chặn một số trang web nhất định ở những giai đoạn nhất định để công việc được hoàn thành nhanh hơn.

Hơn thế nữa, tôi dùng Google Calendar để lập kế hoạch cho tất cả các buổi họp hoặc những mốc thời gian hoàn tất công việc, chúng giúp tôi xác định được những việc nào nên hoàn tất vào khi nào để tôi không bị sơ sót.

5. Đặt mục tiêu và chia nó ra thành nhiều mốc nhỏ

Điều này rất quan trọng đối bởi tôi có khuynh hướng nhìn bức tranh rộng. Tôi yêu việc nhìn bức tranh toàn cảnh, nhưng sau đó tôi lại bị choáng ngợp và rồi công việc không hoàn tất được như dự kiến.

Để khắc phục điều này, tôi phải viết ra những ý chính, rồi chia nhỏ chúng thành những bước nhỏ hơn (hoặc các cột mốc) giúp tôi đi đến mục tiêu cuối cùng. Khi nhiệm vụ được chia nhỏ ra, tôi không còn hoảng loạn nữa và chúng cũng được hoàn thành nhanh hơn.

6. Dành thời gian cho bản thân

Chuyện này giống việc lên thời gian biểu cho công việc, nhưng là lên lịch trình cho cá nhân. Khi tôi làm việc trong 2, 3 hay 4 giờ liền không nghỉ, tôi cảm thấy bản thân làm việc không hiệu quả chút nào. Tôi trở nên hững hờ và não lang thang vô định, kế tiếp chiếc điện thoại với trò Flappy Bird được mang ra và rồi công việc chẳng đến đâu. Nhưng nếu tôi biết được sau 1 hoặc 2 giờ làm việc, tôi có 15-20 phút dành cho bản thân, nó nhắc tôi rằng mình có thể xem Facebook hoặc làm những việc khác mang tính chất CÁ NHÂN hơn.

Còn bạn thì sao, bạn có những cách hay nào khác giúp cho công việc hoàn tất nhanh chóng và hiệu quả hơn không? Hãy chia sẻ với chúng tôi ở phần bình luận bên dưới nhé!

Nguồn: vnwriter/ Shay Jordan