Cách viết email nói lên thương hiệu cá nhân gì của bạn?
Email thể hiện thương hiệu cá nhân của bạn, và thương hiệu cá nhân quyết định thành công của bạn.
Trước giờ đi làm việc quốc tế, tôi ít khi quan tâm đến cách viết email vì kỹ năng viết email đối với tôi là kỹ năng cơ bản nhất của người đi làm. Nó như là điều kiện cần, không có thì không đi làm được vậy.
Tuy nhiên, từ khi ra sách và bắt đầu một số công việc xã hội tại Việt Nam, tôi nhận thấy có rất nhiều bạn trẻ không biết cách trình bày email. Tôi thường xuyên nhận email từ những người không quen biết, viết rất dài nhưng đọc rồi không biết mục đích là gì. Email đọc xong thì hiểu rằng người viết thiếu suy nghĩ, lười tìm hiểu vấn đề. Email đọc xong không biết người gởi là ai. Email đọc xong không có thiện cảm vì chẳng có một lời chào hay một chút cảm xúc được gởi vào trong đó….
Sự dễ dàng trong tiếp cận đối tượng trên mạng xã hội đã khiến cho chúng ta trở nên quá cẩu thả trong giao tiếp, ngay cả với người ta chưa từng tiếp xúc. Trong công việc, nhất là đối với quan hệ quốc tế, đây sẽ là một trở ngại vô cùng lớn cho con đường tiến thân của bạn, vì kỹ năng viết email thể hiện EQ – trí tuệ cảm xúc của mỗi người. Nó phản ánh khả năng giao tiếp, tính cách, và mức độ chuyên nghiệp. Nói cách khác, email thể hiện thương hiệu cá nhân của bạn. Vì vậy, các bạn nên quan tâm và học cách giao tiếp qua email hiệu quả. Sau đây là một số điểm bạn cần lưu ý khi viết email:
– Luôn luôn mở đầu bằng lời chào. Tuỳ vào mức độ thân mật của người nhận mà chào một cách khác nhau, như là cách mà bạn sẽ chào họ khi gặp gỡ ngoài đời.
– Trình bày một (01) vấn đề và trình bày rõ mục đích, nội dung cần chuyển tải. Đừng viết quá nhiều vấn đề vào một email khiến người đọc bối rối không biết phải giải quyết vấn đề nào cho bạn.
– Đề mục email nên viết ngắn gọn, rõ ràng, thể hiện nội dung chính của email. Đối với người bận rộn, như sếp của bạn chẳng hạn, họ sẽ nhìn đề mục để hiểu mức độ cấp bách của vấn đề và quyết định có nên đọc ngay hay để lại đọc sau.
– Đừng viết quá dài. Email viết càng ngắn gọn, dễ hiểu, đi thẳng vào vấn đề càng hiệu quả. Tôi tình thật là ít đọc những email viết dài như tiểu thuyết vì không có thời gian. Nếu vấn đề quan trọng và cần trình bày dài, tôi thường chọn cách gặp mặt trực tiếp để trình bày cho hiệu quả.
– Đừng cc quá nhiều người mà không nói rõ họ liên quan gì đến nội dung email. Nếu cần phải cc vì có liên quan, nên tô đậm tên của những người bạn cần hỏi hay cần thực hiện một công việc nào đó có nêu trong email.
– Dành thời gian viết thêm những câu tạo cảm xúc cho người đọc, ví dụ như một câu chúc một tuần làm việc vui vẻ chẳng hạn. Cảm xúc và sự quan tâm sẽ tạo ra một nền năng lượng tích cực, giúp người đọc dễ dàng tiếp thu ý kiến của bạn hơn.
– Luôn kết thúc bằng lời chào và ghi rõ tên tuổi, chức danh, tên doannh nghiệp hay tổ chức mà mình đại diện. Nếu đã quá thân và quen biết thì có thể bỏ qua cách trình bày trịnh trọng nhưng vẫn phải chào và ít nhất là ghi rõ tên mình.
Email thể hiện thương hiệu cá nhân của bạn, và thương hiệu cá nhân quyết định thành công của bạn.
Nguồn: Vietnam Business Insider
Có thể bạn quan tâm: TỦ SÁCH KHỞI SỰ – KHỞI NGHIỆP – LÀM GIÀU
