Năm mới đến, đặt mục tiêu để làm việc năng suất mà không bị bận rộn quá mức
Trước tiên, bạn cần phân biệt được sự khác nhau giữa bận rộn và năng suất.
Cảm giác tội lỗi năng suất (productivity guilt) là cảm giác thất vọng, tự trách mình không dứt vì không làm việc 100% hiệu quả, không làm được nhiều việc như kỳ vọng hoặc chưa biết cách tối ưu hóa công việc. Ví dụ bạn chưa hoàn thành hết việc trong ngày, bạn lỡ bỏ qua một buổi tập gym hoặc dành cả ngày thứ Bảy để xem TV, bạn sẽ lập tức rơi vào trạng thái thất vọng và trách bản thân liên tục. Những suy nghĩ trách móc có thể là:
– Mình lại dậy muộn rồi, mình đã phí phạm quá nhiều thì giờ vào buổi sáng
– Tại sao giờ này mình còn xem TV? Sao mình chỉ làm việc vô ích
– Người khác đang chăm chỉ làm việc mà tôi thì lười biếng
Cảm giác tội lỗi năng suất là “sản phẩm” của xã hội hiện đại, khi chúng ta liên tục được bảo rằng phải làm việc thật chăm chỉ, kiếm thật nhiều tiền và có được thành quả lớn. Chúng ta định nghĩa mình bằng thành tựu công việc mình đạt được trong đời.
Như Whitney Johnson, một người hướng dẫn kỹ năng mềm và tác giả của cuốn sách Disrupt Yourself, giải thích: “Bạn nhìn vào những gì mình chưa làm được và từ tận đáy lòng bạn cảm giác mình dẫu làm gì cũng không bao giờ là đủ”.
Thật vậy, bạn cần phải học cách kiểm soát cảm giác tội lỗi liên tục vì theo thời gian, suy nghĩ ám ảnh sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe của bạn, khiến bạn rơi vào tình trạng kiệt sức do luôn muốn làm việc nhiều hơn. Nó cũng rút cạn tinh thần và lòng tự trọng của bạn. Dưới đây là một số cách để bạn kiểm soát nỗi ám ảnh này.
1. Đặt kỳ vọng thực tế
Bước đầu tiên để quản lý cảm giác tội lỗi về năng suất là tổ chức và chia nhỏ các nhiệm vụ của bạn theo thứ tự ưu tiên. Để sắp xếp thứ tự ưu tiên, bạn có thể tự hỏi mình những câu hỏi sau: Đâu là nhiệm vụ quan trọng nhất và cần hoàn thành trong ngày?, nhiệm vụ nào ít quan trọng hơn và có thể để sang ngày mai?, có đầu việc nào cần đầu tư nhiều hơn và cần cả tuần để làm không?
2. Định nghĩa lại khái niệm “năng suất”
Không chỉ những gì tạo ra tiền hoặc có thể đo lường được bằng các con số mới mang lại hiệu quả. Ngay cả những việc đơn giản như ngắm hoàng hôn cũng hiệu quả vì nó tạo ra cảm giác vui vẻ, giúp bạn có năng lượng để thực hiện những gì mình muốn sau này. Dù bạn làm gì, miễn là nó giúp làm nên giá trị sống cho bạn, thì đều hiệu quả.
3. Chia nhỏ các đầu việc
Đa phần chúng ta có xu hướng đặt cho mình những mục tiêu rất cao, bạn thầm nghĩ phải đặt mục tiêu khó đạt thì mới thúc đẩy bản thân phát triển. Nhưng không phải ai cũng có năng lực thiên bẩm, vì thế hãy ước lượng giới hạn bản thân hoặc chia nhỏ khối lượng việc, phân bổ thời gian phù hợp.
Ví dụ, thay vì ép mình đọc 25 trang tài liệu học thuật trong 30 phút thì hãy bắt đầu nhẹ nhàng với 7 trang trong 15 phút, sau đó nghỉ ngơi 5-10 phút rồi mới đọc tiếp, dần dần mới tăng mức độ lên. Chia nhỏ công việc vẫn mang lại cảm giác thành tựu, đồng thời bạn không bị quá tải công việc.
4. Thử nghiệm hành vi
Thử nghiệm hành vi là việc một người lên kế hoạch thực hiện một điều gì đó mới để kiểm tra xem suy nghĩ hay những giả định của họ có đúng không.
Ví dụ, một người đàn ông mắc chứng lo âu xã hội sẽ tránh giao tiếp bằng mọi giá. Anh nghĩ mình không thể đóng góp điều gì hay ho trong những cuộc trò chuyện, hoặc mọi người sẽ né tránh anh vì cho rằng anh nói chuyện quá “nhạt”. Khi thực hiện thử nghiệm hành vi, anh sẽ bắt đầu bước ra ngoài, tham dự sự kiện, tương tác với mọi người để kiểm chứng anh có “nhạt” như mình nghĩ không.
Tương tự như vậy, bạn phải thử nghiệm xem cách làm việc thế nào thì hiệu quả. Nếu trước giờ bạn đã quá quen phải làm việc đến tận đêm tối, đặt ra thật nhiều mục tiêu công việc, hạn chế mọi hoạt động kết nối với bạn bè vì nghĩ như vậy thì mới là làm việc hiệu quả. Vậy hãy thử giảm bớt một số kỳ vọng quá khó đạt được, thời gian để thư giãn nhiều hơn.
Biết đâu sự thay đổi này vẫn đem đến một cảm giác thỏa mãn tương tự. Làm ít hơn một chút không có nghĩa là bạn sẽ đánh mất giá trị sống. Đừng ngại thử nghiệm, thử sai liên tục để biết đâu là phương pháp sống và làm việc hiểu quả cho riêng mình.
5. Hiểu sự khác biệt giữa bận rộn và làm việc hiệu quả
Có một sự khác biệt giữa sự bận rộn và năng suất. Bận rộn là khi một ngày của chúng ta bị lấp đẩy bởi “hàng tỉ” đầu việc. Năng suất là khi mỗi việc bạn làm đều giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu đã đề ra.
Khi chúng ta bận rộn, chúng ta cố gắng đa nhiệm, ôm đồm nhiều thứ một lúc, bạn sẽ bị kiệt sức và điều này ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, tiến độ công việc. Hãy đặt ra mục tiêu lớn, sau đó liệt kê các việc sẽ làm, ước lượng thời gian cần thiết.
Thử hình dung thế này, thay vì có suy nghĩ như “Hôm nay tôi phải dọn dẹp toàn bộ nhà, gồm phòng tắm, phòng ngủ và tủ quần áo”, hãy thử điều chỉnh suy nghĩ thành: “Tôi sẽ dọn dẹp không gian của mình bằng cách vạch ra kế hoạch sắp xếp mọi thứ trong phòng, xếp lại tủ quần áo, và tôi sẽ dọn phòng tắm vào ngày hôm sau”. Bạn vẫn có cảm giác làm việc năng suất mà không bị quá tải.
6. Ăn mừng các chiến tích nhỏ và lớn
Mỗi khi hoàn thành một đầu việc nhỏ, hãy dành vài phút nghỉ ngơi, tự thưởng cho mình một ly cà phê hoặc làm gì đó yêu thích. Còn sau khi hoàn thành công việc quan trọng, bạn có thể đi du lịch, đi ăn một bữa thịnh soạn. Hãy rèn luyện để bộ não quen với cảm giác được thưởng mỗi khi vượt khó, nhờ đó bạn sẽ có động lực làm việc tốt hơn.
