Thiết kế cuộc đời thịnh vượng – Việc quan trọng thường không khẩn cấp và việc khẩn cấp thường không quan trọng

Eisenhower là vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ. Trong suốt thời gian đương nhiệm, ông đã đưa ra những chương trình phát triển hệ thống xa lộ của Hoa Kỳ, sự ra đời của Internet (DAPRA), thăm dò không gian (NASA) và việc sử dụng hòa bình các nguồn năng lượng thay thế (Atomic Energy Act). Ngoài ra trong sự nghiệp của mình, ông còn giữ chức Hiệu trưởng của Đại học Columbia, trở thành Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO, và bằng cách nào đó ông vẫn sắp xếp được thời gian để theo đuổi sở thích chơi golf và vẽ tranh sơn dầu của mình.

Eisenhower có khả năng phi thường trong việc duy trì năng suất của mình không chỉ trong nhiều tuần hay nhiều tháng mà là nhiều thập kỷ. Vì lý do đó mà phương pháp quản lý thời gian, quản lý công việc và năng suất của ông được nhiều người học tập. Chiến lược làm việc hiệu quả nổi tiếng nhất của ông đã được đặt tên là Eisenhower Box hay ma trận thời gian. Điều tuyệt vời của phương pháp này là nó cung cấp một bộ khung rõ ràng cho các quyết định mang tính chất lặp đi lặp lại. Bạn sẽ hiểu ra được cái gì thực sự quan trọng với mình, cái gì không quan trọng, để bạn có thể sống một cuộc đời đầy ý nghĩa.

Trước khi đến với ma trận, tôi muốn bạn phân biệt hai khái niệm căn bản giữa công việc quan trọng và công việc khẩn cấp.

Công việc quan trọng là gì?

Đây là những công việc mà trong thân tâm bạn biết mình cần phải làm, nhưng bạn chưa có kế hoạch thực hiện ngay lúc này. Bạn hoàn toàn biết rằng kết quả của công việc này rất quan trọng, nếu không được hoàn thành sẽ gây ra hậu quả nghiêm trọng về mặt kết quả. Chúng đóng góp vào nhiệm vụ, giá trị của bạn dù ở góc độ cá nhân hay chuyên môn. Chúng thường đòi hỏi một nỗ lực theo kế hoạch và mang tính chất dài hạn.

Bạn phải chuẩn bị đủ thời gian để hoàn thành các hoạt động thật hiệu quả ở tâm thế chủ động thay vì phản ứng bị động. Khi bạn ở chế độ chủ động, bạn bình tĩnh, lý trí và chấp nhận nhiều thách thức cũng như cơ hội mới hơn (hay còn gọi là chế độ hiệu quả nhất của bạn).

Công việc khẩn cấp là gì?

Công việc này như hét lên “ngay bây giờ!” và yêu cầu phải giải quyết tức thời dù có tạo ra sự khác biệt về mặt kết quả hay không như: email, điện thoại, tin nhắn, tin tức mới. Công việc khẩn cấp đưa bạn vào một tâm thế phản ứng bị động, trong đó bạn chỉ hành động một cách bị hối thúc. Chúng thường là những công việc ưu tiên trong quỹ thời gian của bạn. Ta chỉ làm những việc khẩn cấp khi những điều quan trọng chuyển thành việc khẩn cấp và bị thiếu hụt thời gian hoàn thành. Điều này dẫn đến các tình huống sống còn, và bạn sẽ trải qua căng thẳng hoặc không hoàn thành nhiệm vụ như mong muốn. Nhưng, bạn không đơn độc. Và có vẻ như bạn không thực sự đáng trách.

Một nghiên cứu của Journal of Consumer Research phát hiện ra rằng chúng ta chú ý đến các nhiệm vụ nhạy cảm với thời gian hơn là các nhiệm vụ không mang lại sự hài lòng tức thì và ít khẩn cấp hơn, ngay cả khi các nhiệm vụ ít khẩn cấp hơn mang lại lợi ích và phần thưởng dài hạn đáng kể.

Công cụ ma trận thời gian của Eisenhower

Ma trận thời gian phân chia bốn cấp độ của công việc dựa trên mối tương quan giữa tính khẩn cấp và tính quan trọng. Về cơ bản, bạn chia công việc của mình ra thành bốn cấp độ tương ứng với bốn góc phần tư:

Q1: Quan trọng, khẩn cấp
Q2: Quan trọng, không khẩn cấp
Q3: Không quan trọng, khẩn cấp
Q4: Không quan trọng, không khẩn cấp

Góc phần tư thứ nhất (Quadrant 1 – Q1) bao gồm những nhiệm vụ thiết yếu và nhạy cảm với thời gian, vừa quan trọng vừa cấp bách.

Đó có thể là những khủng hoảng như người thân bị bệnh nặng hoặc gặp tai nạn, những dự án cận ngày nộp, vấn đề cấp bách như sếp cần bạn phải giải quyết một vấn đề ngay lập tức hay khiếu nại từ khách hàng và sự kiện ngoài dự kiến cần phải ứng phó khẩn như các biện pháp phòng tránh virus Corona chẳng hạn,… Nếu không xử lý chúng ngay lập tức, bạn sẽ gặp vấn đề hoặc gánh chịu những hậu quả nghiêm trọng.

Nếu bạn sử dụng nhiều thời gian ở Q1, bạn có thể cảm thấy có hiệu quả và tràn đầy năng lượng trong thời gian ngắn; nhưng nếu bạn dành quá nhiều thời gian ở đó, bạn cũng có thể cảm thấy kiệt sức.

Việc dành trọn thời gian để giải quyết các khủng hoảng và những vấn đề cấp bách sẽ khiến bạn luôn trong tình trạng căng thẳng, hút cạn năng lượng sáng tạo và phán đoán chỉn chu nhất của bạn. Mặc dù công việc ở Q1 thường rất cần thiết và là những hoạt động đòi hỏi sự chú ý của bạn nhiều nhất nhưng đó không phải nơi chúng ta tạo giá trị cao nhất. Bạn nên rút bớt thời gian ở góc phần tư này để dành vào những công việc mang tính chất dài hạn và được lên kế hoạch cụ thể càng sớm càng tốt.

Những hoạt động ở góc phần tư thứ hai (Quadrant 2 – Q2) quan trọng nhưng không cấp bách.

Chúng gồm những hoạt động không áp lực về mặt thời hạn, nhưng sẽ tạo ra sự khác biệt và giúp bạn đạt được các mục tiêu cá nhân, học tập, công việc quan trọng và đặc biệt là hoàn thành sứ mệnh của cả đời người. Các công việc ở Q2 thường tập trung vào hoạt động nhằm củng cố các mối quan hệ, lập kế hoạch tương lai và phát triển bản thân.

Mọi người thường có xu hướng bị hấp dẫn một cách tự nhiên về phía góc phần tư Q1, Q3 và Q4, nhưng Q2 mới là trọng tâm chính của bạn chứ không phải “một ngày nào đó” sau khi đã xử lý những thứ
khẩn cấp. Tin tôi đi, cuộc sống của bạn sẽ luôn bận rộn và đủ lý do để bạn không làm việc quan trọng nhưng chưa gấp, mãi tới khi bạn già đi. Bạn phải lựa chọn một cách có ý thức đâu là những gì có giá trị nhất và thực hiện để được ở Q2.

Theo Covey, chúng ta nên tìm cách dành phần lớn thời gian cho các hoạt động Q2, vì chuỗi quá trình lựa chọn và hành động đó sẽ đem lại cho chúng ta hạnh phúc, sự trọn vẹn và thành công lâu dài trong cuộc sống. Thật không may, có một vài thách thức chính khiến chúng ta không đầu tư đủ thời gian và sức lực vào các nhiệm vụ của Q2: Nếu bạn không biết điều gì thực sự quan trọng với bạn, hãy xem lại vòng tròn Ikigai của bản thân, còn nếu bạn bị vướng vào thiên hướng hiện tại (present bias), tức thiên hướng tập trung vào bất cứ những điều cấp bách nhất hiện thời, khó có động lực để làm một cái gì đó khi chưa đến hạn cuối cùng, bạn cần trau dồi ý chí và tính kỷ luật hơn.

Những hoạt động trong góc phần tư thứ ba (Quadrant 3 – Q3).

Tuy cấp bách nhưng lại không quan trọng, rõ hơn đó là sự đứt quãng không mang lại lợi ích, những vấn đề nhỏ nhặt của người khác, một số cuộc họp, điện thoại, email,… không quan trọng. Nếu dành nhiều thời gian ở Q3, chúng ta không khác gì chỉ đang phản ứng với mọi thứ đến với mình. Sự bận rộn có thể giúp bạn cảm thấy giá trị của mình được công nhận bởi người khác, không hơn. Những nhiệm vụ như vậy thoạt đầu có vẻ khẩn cấp và quan trọng khiến bạn lo lắng, nhưng sẽ không gây hậu quả nghiêm trọng nếu bạn không hoàn thành, hãy tin tưởng để ủy thác cho người khác xử lý nếu được.

Những hoạt động ở góc phần tư thứ tư (Quadrant 4 – Q4) vừa không cấp bách vừa không quan trọng.

Chúng không gây áp lực thời gian cũng không giúp bạn đạt được các mục tiêu dài hạn hoặc khiến bạn cảm thấy trọn vẹn trong cuộc sống mà chủ yếu là các hoạt động lãng phí thời gian. Đây là nơi chúng ta lấp đầy bằng các công việc như xem tivi, lướt web, thả trôi trên các trang mạng xã hội, chơi game, vui thú mua sắm,…

Tôi nghĩ rằng nếu cân đo thời gian trong ngày một cách chi tiết, phần lớn chúng ta sẽ thấy mình dành một lượng thời gian không đáng cho các hoạt động ở Q4. Không biết bao nhiêu tháng ngày chúng ta đã dành nhiều tiếng đồng hồ cuối tuần để xem các chương trình thực tế với lý do “bù đắp” cho cả tuần làm việc căng thẳng. Nhớ xem cảm giác lúc đó của bạn có phải thực sự thư giãn hay là mất phương hướng, tội lỗi vì “mình đang lãng phí thời gian”… nhưng sau một tuần lại quay về vòng lặp cũ. 

Phương pháp Eisenhower không yêu cầu loại bỏ hoàn toàn các hoạt động này vì bản thân Eisenhower được biết đến là người thích chơi bài bridge và đánh golf khá thường xuyên. Là một người thực tế, tôi không nghĩ rằng bạn cần loại bỏ hoàn toàn các hoạt động Q4 khỏi cuộc sống của mình. Sau những giờ làm việc tập trung, bạn có thể dành thời gian trả lời tin nhắn bạn bè, lướt web hoặc xem một chương trình yêu thích,… chính xác là những gì não bộ của mình cần đến.

Khi bạn hạn chế các hoạt động này và để dành cho mục đích sạc năng lượng nhanh, giúp nạp thêm năng lượng tinh thần và thể chất cho bản thân, bạn hoàn toàn có thể đưa chúng xuống góc phần tư thứ hai bên dưới. Thay vì đặt mục tiêu loại bỏ hoàn toàn các nhiệm vụ không khẩn cấp và không quan trọng, hãy cố gắng để chỉ dành một khoảng thời gian hạn chế cho chúng, bằng hoặc dưới 5% quỹ thời gian của bạn.

Trích sách: Thiết kế cuộc đời thịnh vượng

Có thể bạn quan tâm: Thiết Kế Cuộc Đời Thịnh Vượng – Thái Phạm

Hướng dẫn chi tiết cách xây dựng cuộc đời đáng mơ ước của bạn

ĐẶT SÁCH NGAY