Bạn có bao giờ sắp xếp rất tốt các đầu việc cần làm trong to do list, nhưng lại gặp khó khăn khi thực hiện chúng? Bạn không phải là người duy nhất.

Làm sao để thực sự hoàn thành to do list (danh sách việc cần làm)? hay Tại sao viết ra mục tiêu chưa chắc có nghĩa là làm được hết? 

Một bạn đọc của tôi đặt ra câu hỏi như thế này: “Rất nhiều phương pháp làm việc hiệu quả như trong cuốn ‘Getting Things Done’ của David Allen hay ‘Do It Tomorrow’ của Mark Forster đều đề cập đến việc lập ra danh sách những đầu việc cần phải làm. Kỹ năng này không khó để học. Nhưng vấn đề không phải là lập ra danh sách mà là thực hiện chúng. Chuyện gì sẽ xảy ra nếu bạn viết “Hoàn thành việc X, Y, Z” và sau đó không thể thúc đẩy bản thân thực hiện được?”

Bạn đọc này sau đó liệt kê ra một loạt các lý do cản trở việc thực hiện mục tiêu. Hãy cùng bàn về những lý do này nhé!

1. “Tôi cảm thấy chây ỳ khi phải bắt tay làm một việc gì đó”

Đầu tiên, việc bạn nhận ra sự chây ỳ của mình là một việc tốt, nhiều người trong chúng ta không làm được điều này thường xuyên. Tại sao bạn không muốn bắt tay vào làm việc? Tìm ra lý do cho vấn đề này sẽ giúp mở ra giải pháp. Dưới đây là vài lời khuyên của tôi:

a. Chẻ nhỏ công việc

Nói với bản thân là bạn chỉ phải làm việc này trong 5 phút thôi. Lượng công việc nhỏ hơn sẽ làm bạn đỡ sợ hơn.

b. Hãy cứ bắt đầu 

Bắt đầu thường là khó nhất nhưng một khi bạn đã bắt đầu được rồi, mọi chuyện theo sau sẽ rất dễ dàng. Hãy bắt đầu làm những hành động nhỏ, đơn giản thôi, nó sẽ giúp bạn xây dựng tinh thần để làm đến hết.

c. Thưởng cho bản thân

Đừng để bản thân kiểm tra email, lên mạng xã hội (hay làm bất kỳ việc gì bạn hay làm để “tự thưởng” cho bản thân) cho đến khi bạn làm được ít nhất 10 phút (hoặc 15, 20 phút) trong công việc của mình. Bạn có thể đồng hồ báo giờ, sau 10 phút bạn lại được nghỉ 5 phút làm việc gì đó mình thích, hết 5 phút, lại quay lại làm việc, lặp lại chu trình như vậy liên tục.

d. Hào hứng với mục tiêu

Nếu bạn cảm thấy hào hứng với bất kỳ việc gì, bạn sẽ không chần chừ, chây ỳ làm việc đó. Ví dụ, vì tôi rất hào hứng với chủ đề này, ngay khi có cơ hội, tôi ngồi xuống viết ngay và chỉ nghỉ 1 lần. Nhưng nếu bạn không cảm thấy hào hứng với việc phải làm thì sao? Hãy nghĩ về khía cạnh nào đó hào hứng về công việc. Việc này có mang lại thu nhập cho bạn không? Có đưa cho bạn thêm cơ hội mới không? Nếu bạn không thể tìm được một điều gì đáng để hào hứng về công việc, bạn nên cân nhắc xem nó có quan trọng hay không – nếu không, hãy tìm cách để không làm việc đó. Đôi khi, việc loại bỏ hãy trì hoãn một đầu việc không cần thiết là việc tốt nhất bạn có thể làm.

2. “Tôi cảm thấy sợ phải làm một số việc”

Thường có một số lý do sau đây khiến bạn sợ phải làm việc:

a. Việc quá lớn và quá đáng sợ về tầm vóc, ảnh hưởng

Để giải quyết vấn đề này, hãy chẻ nhỏ công việc. Đầu việc có thể rất đáng sợ nếu nó là “Viết báo cáo kinh doanh” nhưng sẽ không quá đáng sợ nếu chẻ nhỏ ra những hành động thực tế dẫn đến kết quả cuối cùng như “Gọi A để lấy dữ liệu về kinh doanh” …

b. Bạn không biết làm việc đó như thế nào

Điều này có thể rất đáng sợ nhưng ai cũng có lần đầu tiên làm một việc nào đó. Việc bạn cần làm trước nhất là thu thập thông tin, học hỏi càng nhiều càng tốt để bản thân mình cảm thấy thoải mái với đầu việc đó. Sau đó, hãy luyện tập thường xuyên, càng luyện tập nhiều càng tốt để tăng lên kỹ năng. Khi bạn đã quen việc rồi, mọi thứ sẽ không còn quá đáng sợ nữa.

c. Bạn tập trung vào những mặt tiêu cực

Bạn có thể đang quá tập trung vào những điểm khó khăn, những rào cản của công việc. Hãy cố gắng nhìn vào mặt tích cực của công việc. Nếu bạn nhìn ra được cơ hội, thay vì vấn đề khúc mắc, bạn sẽ cảm thấy đỡ sợ hơn và muốn làm việc hơn.

3. “Tôi bắt đầu, nhưng sau đó tôi bị xao nhãng và không bao giờ hoàn thành được đến hết”

Bắt đầu được công việc đã khó nhưng để tập trung làm đến hết cũng khó không kém. Lời khuyên của tôi để tránh xao nhãng:

a. (Tiếp tục) Chẻ nhỏ công việc

Như tôi đã đề cập, chẻ nhỏ công việc để làm trong 10, 15, hay 20 phút sẽ khiến bạn dễ tập trung hơn là đặt mục tiêu làm việc lớn trong hàng giờ liền.

b. Làm duy nhất một việc

Tránh để bản thân làm nhiều việc một lúc và chỉ tập trung làm một việc duy nhất trước mặt thôi. Nếu bạn vừa xem email, vừa kiểm tra tin nhắn, vừa lướt mạng, vừa xem Facebook thì rất khó để có thể tập trung hoàn thành một công việc được. Chỉ làm một việc thôi. Và nếu thấy mình bắt đầu làm thêm những việc khác, hãy kéo bản thân trở lại với thực tại.

c. Rút cắm (unplug)

Tách bản thân ra khỏi những thứ dễ gây xao nhãng như mạng Internet, sóng điện thoại, email trên máy tính … bạn sẽ dễ tập trung hơn.

d. Dọn không gian làm việc

Xao nhãng có thể đến từ sự bừa bộn. Hãy dọn bàn làm việc thật sạch sẽ. Dọn cả màn hình máy tính nữa, cố gắng chỉ làm việc trên một chương trình duy nhất, nếu có thể.

e. Tập trung

Khi đã dọn đi được những thứ dễ gây xao nhãng, hãy tập trung toàn lực để hoàn thành mục tiêu. Kể cả khi không thể tập trung cao độ, bạn vẫn có thể tiếp tục duy trì trạng thái làm việc ổn định, hiệu quả.

f. Nghỉ ngơi

Cho phép bản thân vài phút nghỉ ngắn để đầu óc được thông thoáng, thư giãn. Sau đó, quay lại làm việc và tập trung trở lại.

4. “Tôi thường không cảm thấy có hứng làm một chút nào”

“…Ý nghĩ về công việc làm tôi phát hoảng và vì thế, tôi chẳng bao giờ bắt đầu làm gì cả.” Tôi hiểu cảm giác này, cảm hứng làm việc là một điều rất khó hiểu. Tôi chưa chắc có được câu trả lời hoàn hảo nhưng dưới đây là lời khuyên của tôi:

a. Chăm sóc tốt bản thân

Nếu bạn làm việc tại nhà, hãy tắm rửa [gội đầu, chải tóc, thay quần áo…]. Thông thường chăm sóc bản thân sẽ khiến ta cảm thấy tốt hơn.

b. Đi bộ

Tôi nhận thấy việc đi bộ ngắn khiến máu được tuần hoàn tốt hơn, đầu óc thông thoáng hơn, và cho tôi thời gian để nghĩ về những việc mình thực sự muốn làm trong ngày.

c. Tập thể dục

Tập thể dục khiến bạn cảm thấy tốt hơn cả về thể chất lẫn tinh thần, dẫn đến làm việc hiệu quả hơn.

d. (Tiếp tục) Nghĩ về các cơ hội tích cực

Nghĩ về ngày mai, ngay ngày mai thôi. Bạn có vui không khi nghĩ lại hôm nay mình chẳng làm gì ra hồn cả? Hay bạn sẽ vui hơn khi nghĩ là hôm nay mình làm việc rất hiệu quả, mở ra những cơ hội cho ngày mai? Đôi khi nghĩ về tương lai của mình sẽ giúp bạn có thêm động lực cho hành động ngày nay.

e. Làm những việc nhỏ, dễ dàng trước để thúc đẩy bản thân

Mọi bước đi nhỏ nhất tiến đến mục tiêu đều quý giá.

f. Tìm những thứ vui để làm

Hãy cố tìm được những điểm thú vị trong công việc tưởng như buồn chán của mình. Nếu không tìm được điểm nào, hãy nghĩ đến ngày nghỉ trong tương lai, khi đã làm xong việc bạn có thể dành cả ngày cuốn tuần chơi vui như thế nào.

g. Cam kết bản thân

Nếu vấn đề của bạn là ở động lực, hãy cam kết với bản thân mình sẽ đạt được mục tiêu này, dự án này, trong khoảng thời gian cố định. Nói với gia đình, bạn bè, viết trên blog, mạng xã hội về cam kết của mình. Đây là cách để tạo động lực tốt và giữ bản thân có trách nhiệm hoàn thành.

h. Đừng quên thưởng cho bản thân khi hoàn thành công việc

5. “Tôi lập danh sách những việc cần làm cho ngày hôm sau nhưng… 

“… sáng hôm sau tỉnh dậy, tôi cảm thấy ngày mới thật mệt mỏi, đầy việc phải làm, vì thế, tôi cảm thấy không muốn làm gì trong danh sách đó cả”.

Hai điều tôi nghĩ nên bàn ở đây:

a. Quá tải

Bạn có thể đang bị quá tải. Nhiều người thường có kỳ vọng cao về bản thân nên nghĩ mình có thể làm được nhiều việc trong ngày, dẫn đến việc đặt ra quá tải đầu việc cho ngày tiếp theo. Hãy lập thói quen chỉ đặt ra 3 đầu việc quan trọng nhất trong ngày và làm chúng sớm nhất có thể (trước khi kiểm tra email). Những việc nhỏ hơn cũng có thể ghi lại nhưng với ưu tiên thấp hơn và làm vào cuối ngày.

b. Niềm vui

Bạn có thể đang bắt bản thân làm quá nhiều việc mình không thích. Chẳng có ai muốn tỉnh dậy để đối diện với những thứ như vậy cả. Hãy lập một to do list mà bạn có thể hào hứng để làm. Nếu tất cả những việc bạn đang làm đều không thú vị, bạn có thể đang làm nhầm việc. Vâng, mọi công việc đều có những đầu việc không hay ho, hào hứng gì, nhưng chúng đều phải dẫn đến kết quả sáng sủa, đáng hào hứng nào đó. Nếu bạn không tìm thấy những điều này trong công việc, bạn cần đánh giá kỹ lại việc của mình – hoặc thay đổi cách mình đang làm hoặc tìm việc khác.

Nguồn:  Zenhabits/ Thepresentwriter dịch